Erros comuns na ECF 2025: como evitar e garantir uma entrega segura

Com o avanço do calendário fiscal e a aproximação do prazo final da Escrituração Contábil Fiscal (ECF) 2025, cresce a pressão sobre contadores e profissionais da área tributária para garantir uma entrega livre de erros.

Apesar dos avanços tecnológicos e das rotinas automatizadas, ainda são recorrentes os erros operacionais e de preenchimento que comprometem a qualidade da escrituração. Especialmente os registros Y570, Y600 e Y672 têm se destacado como pontos críticos de inconsistência.

Neste blogpost, você confere quais são os principais erros na entrega da ECF, como evitá-los e por que o cruzamento com outras obrigações acessórias é essencial.

Registro Y570: apuração correta de IRRF e CSLL

O Registro Y570 é utilizado para informar as retenções na fonte do Imposto de Renda (IRRF) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).

A principal fonte de erro está na diferença entre os fatos geradores desses tributos.

➡️ CSLL retida na fonte: fato gerador ocorre no pagamento ao prestador de serviço.
➡️ IRRF:  fato gerador ocorre no pagamento ou no crédito, o que ocorrer primeiro.

• Exemplo prático:  se um serviço for creditado em dezembro de 2024, mas pago apenas em janeiro de 2025, o IRRF será informado na ECF de 2024, enquanto a CSLL será informada na ECF de 2025.

Além disso, divergências entre as informações prestadas na ECF, DIRF e EFD-Reinf  podem desencadear autuações e malha fiscal.

A consistência entre essas declarações é essencial para evitar problemas com o Fisco.

Registro Y600: lucros, pró-labore e omissões frequentes

O Registro Y600 exige a declaração de valores pagos a sócios, dirigentes e conselheiros, como distribuição de lucros e pró-labore.

Omissões nesse campo são comuns, principalmente quando os beneficiários se desligam da empresa no decorrer do ano-calendário.

Outro erro recorrente é a divergência entre os valores informados na ECF e os declarados no eSocial ou DIRF.

Isso pode comprometer a completude da escrituração e resultar em questionamentos durante auditorias ou fiscalizações.

➡️ A recomendação é revisar todo o histórico societário do período, validar os dados de rendimentos e garantir o alinhamento entre as declarações acessórias.

Registro Y672: rendimentos não tributáveis também devem constar

O Registro Y672 é reservado às "outras informações econômico-fiscais", especialmente para empresas do Lucro Presumido ou Arbitrado.

Uma dúvida comum é se rendimentos isentos ou tributados exclusivamente na fonte devem ser informados e a resposta é sim.

O campo 16 do Y672 deve ser utilizado para declarar:

➡️ Lucros e dividendos recebidos;
➡️ Ajustes de valor por equivalência patrimonial (MEP);
➡️ Outros rendimentos isentos de IRPJ ou CSLL.

Ignorar esse campo ou preenchê-lo incorretamente compromete a análise da base de cálculo e pode gerar inconsistência com a ECD e outras declarações, como a EFD-Contribuições.

Principais erros operacionais na entrega da ECF e ECD

Mesmo com sistemas integrados, a geração e transmissão da ECF e da ECD ainda são afetadas por falhas comuns. A seguir, os erros mais frequentes:

1️⃣ Dados inconsistentes entre ECD e ECF

Diferenças entre saldos contábeis, registros duplicados ou campos em branco indicam falhas estruturais.

Essas inconsistências afetam diretamente o cruzamento automático feito pelos sistemas da Receita Federal, aumentando o risco de autuação.

2️⃣ Ausência ou erro no plano de contas referencial

Obrigatório para empresas do Lucro Real e Presumido, o plano de contas referencial  garante que as contas contábeis estejam corretamente vinculadas ao modelo exigido pela Receita.

Quando ausente ou incorreto, o erro inviabiliza a entrega do arquivo.

3️⃣ Preenchimento técnico inadequado

Problemas como códigos inválidos, erros de importação ou falhas de leiaute impactam a integridade do arquivo.

Sem uma etapa de validação técnica rigorosa, o sistema do SPED pode rejeitar o envio.

Como evitar erros na ECF 2025: checklist essencial

✅ Revise os fatos geradores e suas datas: atenção à diferença entre crédito e pagamento.

✅ Garanta consistência entre ECF, ECD, DCTF, eSocial, EFD-Reinf e demais declarações.

✅ Utilize um sistema contábil ERP de confiança como o Calima ERP.

✅ Documente a origem das informações: contratos, DARFs, relatórios contábeis.

✅ Mantenha a equipe atualizada com as novidades da Receita Federal.

✅ Consulte o manual da ECF e a FAQ oficial no site do SPED.